Velkommen til vores dybdegående Workflow Performance Analyse på individ-niveau. Vi tror på, at du kan "nå mere og arbejde mindre" ved at arbejde med måden du arbejder på - med andre ord det vi kalder workflow. 

Når du har udfyldt spørgeskemaet vil du modtage en mail som kvittering for din besvarelse. Vi vil inden for 24 timer sende dig en dybdegående rapport, hvor vi har analyseret dine resultater og foreslået indsatsområder for at tage næste skridt mod at opnå dit workflow-potentiale.
Tag analyse
 
Inden vi begynder bedes du udfylde lidt information om dig selv

 
Navn

 
Virksomhed *

 
Stilling

 
Lad os starte med at tage et kig på dine ressourcer. Vi vil her få et overblik over dit fundament, energi, motivation, fokus, tid, overblik og klarhed. Lad os komme i gang.

 
Kategori: Energi

 
Jeg giver opgaver den mængde energi de fortjener *

Her tænkes på, at opgaver skal gives den mængde energi i form af tid, ressourcer osv. som de er værd.

 
Min hverdag føles travl *

Travl er her en bred generel definition.

 
Jeg vil beskrive mig selv som havende overskud på arbejdet *


 
Mit job motiverer mig *


 
Kategori: Fokus

 
Forstyrrelser er en stor del af min hverdag *

Forstyrrelser kan være alt lige fra chefen til e-mailen og til forstyrrelser fra dig selv om ting du skal huske at gøre.

 
Forstyrrelser fjerner mit fokus *

Her tænkes på, hvor tit forstyrrelser fjerner dit fokus fra den opgave, du måtte være i gang med. Forstyrrelser er tænkt som negative ting, som notifikationer fra e-mail indbakken, en forstyrrende kollega osv.

 
Jeg har tid og plads til fordybelse i mine opgaver *

Fordybelse er defineret som at være igang med en opgave/projekt uden at blive forstyrret, hvor du glemmer alt omkring dig og kan gå i dybden med opgaven.

 
Kategori: Tid

 
Jeg når alle de ting, jeg har planlagt på dagen *

De ting du har planlagt på dagen handler ikke om mængden, men mere om, hvordan din planlægning stemmer overens med eksekveringen.

 
Min planlægning af brugen af min tid er realistisk *

Er du realistisk, når du tænker på/planlægger, hvad du skal lave i f.eks. den kommende uge eller dag.

 
Jeg føler, at jeg mangler tid *

Synes du, at du har flere opgaver på dit bord end du fysisk kan nå at fuldføre.

 
Kategori: Overblik

 
Brandslukning er en del af min hverdag *

Brandslukning er, når der er for lidt tid til at løse opgaven i en passende kvalitet.

 
Jeg siger nej til opgaver, når det er passende *


 
Jeg har overblik over mine projekter og opgaver *


 
Kategori: Klarhed

 
Jeg har det godt med det, jeg laver og det, jeg ikke laver *


 
Jeg føler, at jeg har klarhed over mine opgaver generelt *


 
Tak, nu har vi fået et overblik over dine ressourcer. Lad os nu tage et nærmere kig på dit system, hvor vi kigger på helheden og perspektivet i dit workflow system.

 
Kategori: Helhed

 
Mit workflow-systems forskellige dele er velintegrerede *


 
Mit workflow system er nemt at anvende og opretholde *


 
Min måde at arbejde på er med til at give mig ro *


 
Kategori: Perspektiv

 
Jeg oplever en god balance i at løse mindre og større opgaver *

Ved en god balance forstås, at du bruger en passende mængde ressourcer på mindre opgaver, og en passende mængde på større opgaver.

 
Mit workflow system giver mig en følelse af at have styr på kort- og langsigtede mål *


 
Andre vil beskrive mig som en, der “gør tingene rigtigt” *

Her tænkes på, at du er meget god til at eksekvere på opgaver og fuldføre dem.

 
Andre vil beskrive mig som en, der “gør de rigtige ting” *

Her tænkes på, at du udfører de rigtige opgaver, og ikke spilder tid på de "forkerte" opgaver.

 
Jeg føler, at jeg er foran med mine opgaver *

Kigger du bagud og indhenter opgaver du ikke har nået, eller kan du kigge flere dage eller uger frem, og tage fat på opgaver før tid.

 
Jeg har kort- og langsigtede mål *


 
Så har vi fået et godt overblik over dit system. Nu skal vi få et overblik over, hvor langtidsholdbart dit workflow er. Vi kigger nærmere på skalerbarheden, flow og best practice.

 
Kategori: Skalerbart

 
Jeg føler mig i stand til at modtage mere information og opgaver i fremtiden (f.eks. emails) *

Med inputs tænkes på absolut alt, som informations-samfundet generer af inputs. Eksempler er emails, breve, post-its, ideer osv.

 
Jeg fastholder mine vaner og rutiner under spidsbelastningsperioder *

Kan du fastholde de gode rutiner under perioder, hvor der er ekstra travlt.

 
Kategori: Flow

 
Mine opgaver er positivt udfordrende i deres helhed *


 
Mit arbejde er mentalt krævende *

Ved mentalt krævende forstås, at dine opgaver kræver mentale ressourcer af dig for at blive løst på et tilfredsstillende niveau.

 
Mit arbejde er emotionelt krævende *

Ved emotionelt krævende forstås, at dine opgaver kræver emotionelle ressourcer af dig for at blive løst på et tilfredsstillende niveau. Dvs. de rører dig rent følelsesmæssigt.

 
Mit arbejde er fysisk krævende *

Ved fysisk krævende forstås, at dine opgaver kræver fysiske ressourcer af dig for at blive løst på et tilfredsstillende niveau.

 
Mit arbejde er inspirerende *

Her skal du tænke på, hvorvidt dit arbejde generelt er inspirerende.

 
Kategori: Best practice

 
Jeg søger konstant at forbedre mit workflow system *

Workflow system skal forstås som alt, der omhandler din måde at arbejde på lige fra, når opgaverne kommer ind til de bliver løst.

 
Selvevaluering er en fast del af min udvikling *

Selvevaluering er, når du kigger på dine tidligere aktioner og evaluerer dem med formålet at blive bedre til fremtidige aktioner.

 
Jeg bruger tid på at udvikle mit workflow system *


 
Nu har vi fået et samlet overblik over din workflow-status. I de næste tre sektioner undersøger vi, hvor vi sammen kan sætte ind for at nå dit workflow-potentiale. 

Vi starter med at kigge på dine mentale modeller - måden du tænker på.

 
Kategori: Tøm hovedet

 
Jeg har en fysisk indbakke *

En fysisk indbakke er en brevholder af en art, hvor dig selv og dine kollegaer kan ligge papirer med opgaver på som senere hen skal behandles og organiseres.
     
 
Det er en let og simpel proces at tømme min fysiske indbakke *

Hermed forstås at tømme som at få inputs som f.eks. opgaver fra din fysiske indbakke skrevet ind på opgavelisten. Er det en nem og overskuelig proces, eller kræver det meget arbejde.

 
Mine kollegaer anvender min fysiske indbakke *

Her tænkes på, hvorvidt dine kollegaer ligger ting som materialer, opgaver og andre fysiske ting i din indbakke, eller om de ligger dem er tilfældigt sted på dit skrivebord.

 
Jeg får hurtigst muligt ideer og tanker skrevet ned og ud af hovedet *

Ideer og tanker kan være alt fra en kalender-aftale du kommer i tanke om til en ide om f.eks. forretningsudvikling eller en opgave derhjemme.

 
Det giver mig en følelse af ro at tømme hovedet *


 
Jeg tømmer først hovedet, når jeg er presset *


 
Jeg bruger minimal energi på at huske ting *


 
Hvis en opgave tager mindre end 2 min. løser jeg den med det samme *

Her kigger vi på brugen af opgavelisten. Ting der tager under 2-5 min (kan være individuelt) kan det typisk ikke svare sig at skrive på opgavelisten. Det bedste er at løse opgaven med det samme og få den ud af verdenen.

 
Hvis en opgave tager mere end 2 min. skriver jeg den på min opgaveliste *

Større opgaver, der popper op i dit hoved kan fjerne dit fokus. Spørgsmålet her er så om du får opgaven ud af hovedet og skriver den på din opgaveliste, så den ikke fjerner dit fokus fra den givne opgave, du er i gang med.

 
Kategori: Planlægning

 
Planlægning er en investering, der kan betale sig *

Med planlægning tænkes på alt lige fra at bruge tid på at skrive opgaver på din opgaveliste til at prioritere dagens arbejde. Hvorvidt mener du, at planlægning kan betale sig og giver mere end det tager.

 
Struktur låser mig fast og forhindrer min kreativitet og spontanitet *

Hvor enig er du i, at struktur ikke forhindrer kreativitet, men i stedet øger kreativitet.

 
Jeg planlægger min dag i forvejen *

Med planlægger tænkes på at planlægge, hvad dine ressourcer skal bruges på.

 
Jeg planlægger min uge i forvejen *

Med planlægger tænkes på at planlægge, hvad dine ressourcer skal bruges på.

 
Under hvert projekt eller større opgave definerer jeg formålet *

Med formålet i en opgave skal forstås, hvorfor du arbejder med det givne projekt eller større opgave.

 
Under hvert projekt eller større opgave definerer jeg succeskriterierne *

Med succeskriterier tænkes på, hvilke mål der er for opgaven.

 
Under hvert projekt eller større opgave laver jeg en brainstorm over, hvad projektet indeholder af opgaver *

Med brainstorm tænkes på, at du bruger tid på at få samtlige ideer og tanker om et projekt eller større opgave ud af hovedet og ned på papir.

 
Under hvert projekt eller større opgave organiserer jeg de forskellige skridt og opgaver *

Her tænkes på selve eksekveringen af projektet eller den større opgave. Har du defineret de forskellige mindre skridt, som opgaven udgør.

 
Under hvert projekt eller større opgave identificerer jeg mit næste skridt *

Med næste skridt tænkes på den næste handling, som du skal foretage for at bringe projektet eller den større opgave fremad.

 
Jeg kan godt finde på at udskyde en opgave, og i sidste ender bliver det brandslukning *

Brandslukning er, når tiden er løbet fra dig, og du pludselig skal færdiggøre en opgave uden den fornødne grundighed.

 
Jeg planlægger også under spidsbelastningsperioder *

Giver du op på planlægningen, når presset for at eksekvere på opgaver bliver for stort, eller er planlægning en integreret og fast del af din arbejdsdag uanset presset.

 
Jeg planlægger opgaver før jeg løser dem *

Med planlægning tænkes på, at du bruger tid på at definere opgavens indhold såsom formål, succeskriterier, delopgaver og næste skridt, inden du går i gang med selve eksekveringen af de forskellige skridt.

 
Planlægningen og løsningen af mine opgaver foregår adskilt *

Eksekverer du på en opgave sideløbende med, at du tænker på opgavens indhold, eller planlægger du opgavens indhold og udføring før du går i gang med selve eksekveringen.

 
Min dag har en god balance mellem at løse planlagte opgaver, planlægge opgaver, og løse ad hoc opgaver *

Basalt set består arbejdsdagen af at løse allerede planlagte opgaver, af at planlægge nye opgaver, og af at løse ad hoc opgaver (opgaver der pludselig kommer ind i løbet af dagen og skal løses med det samme). Har du en god balance, eller føler du, at du bruger for meget tid på en af tingene.

 
Kategori: Prioritering

 
Jeg prioriterer mine opgaver dagligt *

Har du en måde at prioritere dine opgaver på, som du bruger dagligt. Eller sker prioritering mere eller mindre ikke, eller blot som dagen skrider frem.

 
Jeg er god til at sætte opgaver “på holdt” indtil det er passende at løse dem *

Med "på holdt" tænkes på, at du får skrevet opgaverne ned et sted som f.eks. en opgaveliste, hvis de ikke skal eksekveres på nu, og så glemmer alt om dem indtil det er passende at eksekvere på dem.

 
Jeg prioriterer mine opgaver på forhånd, inden jeg løser dem *

Prioriterer du vigtigheden og udførelsen af dine opgaver inden du går i gang med eksekveringen, eller løser du blot de opgaver, der råber højest i øjeblikket.

 
Kategori: 5 workflow faser - Hvor meget tid bruger du i de forskellige faser nedenunder? Summen af spørgsmål "a-e" skal give 100%

Et godt workflow indeholder en god balance mellem de 5 faser: Forberedelse, levering, opfølgning, træning og restitution. Læs nærmere under hvert spørgsmål, hvad fasen indeholder.
 
Hvor meget af min tid bruger jeg på forberedelse? *

Forberedelses-fasen indeholder forberedelse af al art til dine opgaver og projekter, dvs. planlægning. Det er ikke her du løser opgaverne, men det er her du planlægger og prioriterer dine opgaver og projekter.

 
Hvor meget af min tid bruger jeg på levering? *

Leverings-fasen er selve løsningen af dine opgaver og projekter.

 
Hvor meget af min tid bruger jeg på opfølgning? *

Opfølgnings-fasen er efter løsningen af opgaverne eller projekter er sket, og du skal evaluere på løsningen.

 
Hvor meget af min tid bruger jeg på træning? *

Trænings-fasen indeholder træning af, hvordan du f.eks. leverer, holder et foredrag, løser dine opgaver osv. Det er træning af selve løsningen af opgaver og projekter.

 
Hvor meget af min tid bruger jeg på restitution? *

Restitutions-fasen er her, hvor du lader batterierne op, og ikke tænker på opgaver eller projekter. Det er f.eks. dine pauser, eller andre former for restitution som gør, at du får ladet batterierne op.

 
Jeg føler, at der er en god balance imellem forberedelse/levering/opfølgning/træning/restitution i mit arbejde *

Er balancen imellem de forskellige workflow faser god, eller føler du fordelingen burde være anderledes.

 
Nu går vi videre og kigger nærmere på dine arbejdsrutiner - måden du arbejder på.

 
Kategori: Morgen-rutine

 
Jeg afholder min morgen-rutine hver dag *


 
Min morgen-rutine er en god start på dagen *


 
Jeg tjekker email-indbakken som det første om morgenen *

Her tænkes specifikt på, hvordan du starter din arbejdsdag. Er det med at tjekke email-indbakken, eller er det noget andet.

 
Jeg åbner min kalender eller opgaveliste som det første *

Her tænkes også specifikt på, hvordan du starter din arbejdsdag. Er det med at åbne kalenderen eller opgavelisten, eller er det noget andet.

 
Kategori: Fyraftens-rutine

 
Jeg afholder min fyraftens-rutine hver dag *


 
Jeg kan gå hjem fra arbejde med god samvittighed efter min fyraftens-rutine *

Her tænkes også specifikt på din arbejdsdag, nærmere hvordan du slutter din arbejdsdag, og om det giver dig en god afslutning og god samvittighed, når du går hjem eller afslutter arbejdsdagen.

 
Kategori: Pauser og restitution

 
Jeg kan lægge arbejdet fra mig, når jeg har fri *

Føler du dig fri og tænker på andet end arbejde, når du ikke er på arbejdet, eller har du aldrig rigtig fri fra arbejdet.

 
Jeg tager pauser regelmæssigt *

Mængden og længden af pauser kan være forskelligt, men her tænkes på, at der er en relativ fast rytme i dine pauser, og at de bliver taget regelmæssigt.

 
Mine pauser bliver ofte aflyst og afbrudt af arbejde *

Hvorvidt er du enig i, at du aldrig rigtig kan have en pause uden, at den bliver afbrudt af arbejde.

 
Jeg føler ikke, at jeg har tid til at tage pauser *

Føler du, at du mangler tid til at tage pauser og det bliver nedprioriteret.

 
Jeg bruger mine tidslommer hensigtsmæssigt *

Tidslommer er små lommer af tid, der opstår i løbet af dagen, f.eks. når du venter på kaffen eller står i kø. Hensigtsmæssigt kan være alt fra at svare på mails til at holde en pause - dvs. lige præcis det du har behov.

 
Mine pauser har en passende kvalitet, så jeg får fornyet energi *

Giver dine pauser dig fornyet energi til at arbejde videre, eller er kvaliteten af pauserne så dårlig, at du ikke kommer tilbage med fornyet energi.

 
Restitution er en vigtig del af min arbejdsrytme *

Med restitution tænkes på at holde fri fra arbejdet og lade batterierne op, hvad enten der er søvn eller pauser af anden art.

 
Min søvn er fyldestgørende og gør mig veludhvilet til daglig *

Med fyldestgørende tænkes, at du får en passende mængde søvn, der giver dig vedvarende energi igennem dagen.

 
Kategori: Årlig gennemgang

 
Jeg har en årlig gennemgang *

En årlig gennemgang er, hvor man rydder op og får et samlet overblik over alle opgaver og igangværende ting, samt planlægger det næste år.
     
 
Jeg har en årlig gennemgang hvert år *


 
Jeg giver mig tid til at gøre mig umage med den årlige gennemgang *

Er den årlige gennemgang noget, der bliver gjort i hast, fordi det skal gøres. Eller er det rent faktisk noget, der bliver prioriteret og gjort noget ud af.

 
Jeg føler, at en årlig gennemgang er tid givet godt ud *

Med andre ord, kan det betale sig for dig at lave en årlige gennemgang.

 
Kategori: Ugentlig gennemgang

 
Jeg går på weekend med god samvittighed *

At gå på weekend med god samvittighed vil sige, at du ikke er bekymret, frustreret, irritereret, bruger meget energi el.lign. over ting på arbejdet, når du er på weekend. 

Kræver forklaring. Skriv "bekymret, frustreret osv." for at få flere termer ind, som nogle tænder på, der ikke tænder på ugentlig gennemgang.

 
Jeg har en ugentlig gennemgang *

En ugentlig gennemgang er, hvor man får styr på ugens løse ender og næste uge planlægges.
     
 
Jeg har en ugentlig gennemgang hver uge *


 
Jeg giver mig tid til at gøre mig umage med den ugentlige gennemgang *

Er den ugentlige gennemgang noget, der bliver gjort i hast, fordi det skal gøres. Eller er det rent faktisk noget, der bliver prioriteret og gjort noget ud af.

 
Jeg føler, at en ugentlig gennemgang er tid givet godt ud *

Med andre ord, kan en ugentlig gennemgang betale sig.

 
Kategori: Nedbrydning af opgaver

 
Nedbrydning af opgaver i mindre skridt er en fast del af hver opgave *

Med nedbrydning af opgaver tænkes på at få klarhed over opgaven som dens indhold og delopgaver.

 
Jeg gør mig umage med at nedbryde mine opgaver *

Prioriterer du at nedbryde opgaver og bruger den fornødne tid på det.

 
Jeg føler, at nedbrydning af opgaver er tid givet godt ud *

Med andre ord, kan det betale sig at nedbryde opgaver.

 
Nu skal vi kigge nærmere på dine hjælpeværktøjer - hvad du handler med.

 
Kategori: Email

 
Jeg føler, at email-indbakken stjæler min tid *


 
Min email-indbakke er i nul eller næsten i nul *

Med "i nul" tænkes på, at din email-indbakke er tom eller næsten tom for indkomne emails, dvs. de er slettet, opgaver er skrevet på opgavelisten, eller de er arkiveret andetsteds end selve indbakken.

 
Når jeg har læst en mail gør jeg straks noget ved den *

Får mailen lov til at forblive i selve indbakken, eller bliver den slettet/rykket andetsteds hen.

 
Min email-indbakke indeholder få undermapper *


 
Notifikationer fra email-indbakken er slået fra *

Med notifikationer tænkes på alt, der popper op på din computer/mobil om, at du har modtaget en email.

 
Jeg tjekker email-indbakken regelmæssigt på skemalagte tidspunkter *

Har du taget et bevidst valg om, hvornår du tjekker din email-indbakke, eller sker det på diverse tidspunkter i løbet af dagen.

 
Min email er god at bruge på farten *


 
Min email er god at arbejde med i de forskellige situationer, jeg har i løbet af min arbejdsdag *


 
Min email-indbakke giver mig en god følelse *


 
Min email er let at bruge *


 
Kategori: Opgaveliste

 
Jeg har en opgaveliste *

     
 
Jeg har en form for lister eller måde at give/modtage opgaver til/fra andre kollegaer *


 
Jeg kigger på min opgaveliste hver gang, jeg skal i gang med en ny opgave *

Bruger du din opgaveliste dagligt til at tage beslutninger om, hvad du skal arbejde med.

 
Min private opgaveliste og min arbejds-opgaveliste er i samme system *


 
Min opgaveliste er god at bruge på farten *


 
Min opgaveliste er god at arbejde med i de forskellige situationer, jeg har i løbet af min arbejdsdag *


 
Min opgaveliste giver mig en god følelse *


 
Min opgaveliste er let at bruge *


 
Kategori: Kalender

 
Jeg bruger en kalender *

     
 
Jeg skriver kun opgaver med reelle deadlines i min kalender *

Med reelle deadlines tænkes på ting, der rent faktisk har en deadline, og ikke opgaver og ting, der blot "ønskes" løst på en given dato.

 
Min kalender er god at bruge på farten *

Med mobil tænkes på, at din kalender kan bruges diverse steder.

 
Min kalender er god at arbejde med i de forskellige situationer, jeg har i løbet af min arbejdsdag *


 
Min kalender giver mig en god følelse *


 
Min kalender er let at bruge *


 
Kategori: Arkiv

 
Jeg har et arkiv-system *

     
 
Mit arkiv-system er opdateret *

Med opdateret tænkes på, at der ikke ligger arkiv-materialer andetsteds, og at hvad der skal være i arkivet også er i arkivet.

 
Mit arkiv er tilgængeligt på farten *


 
Mit arkiv er godt at arbejde med i de forskellige situationer, jeg har i løbet af min arbejdsdag *


 
Mit arkiv giver mig en god følelse *

Giver det dig en god følelse at arkivere og bruge dit arkiv.

 
Mit arkiv er let at bruge *


 
Kategori: Kontor

 
Jeg har et ryddet skrivebord *

Med et "ryddet" skrivebord tænkes på, at der kun er de ting på skrivebord, der hører til den givne opgave i øjeblikket, og at der ikke er ting på skrivebordet, der stjæler din opmærksomhed som f.eks. papirbunker eller post-it noter.

 
Det er nemt for mig at bevare overblikket på mit kontor/arbejdsplads *

Kan du bevare overblikket på dit kontor/arbejdsplads, eller føler du en grad of uoverskuelighed.

 
Mit “kontor” er mobilt *

Her tænkes på i hvor høj grad du kan arbejde andetsteds end kontoret, eller om dit arbejde er fastlåst til dit kontor.

 
Mit kontor/arbejdsplads er et inspirerende miljø at arbejde i *


 
Og til slut nogle få spørgsmål om din egen opfattelse af dine effektivitet.

 
Kategori: Effektivitet

 
Jeg føler mig effektiv, dvs. bruger mine ressourcer bedst muligt til at få det bedste resultat *


 
Jeg opfylder deadlines til de opgaver og projekter, jeg har *


 
Kvantiteten af løste opgaver og projekter er fyldestgørende *


 
Kvaliteten af løste opgaver og projekter er fyldestgørende *


 
Jeg føler, at jeg kan være mere effektiv *


 
Kritiske fejl sker i mine opgaver og projekter *


 
Jeg bliver bedre og bedre til mit job *


 
Tak for dine svar. Nu har vi fået et samlet overblik over din workflow-status samt -indsats. Du vil snarest modtage en detaljeret rapport. Indtil videre kan du se dit samlede resultat her.

Tak for din besvarelsen af Workflow Performance Analysen på individ-niveau. Vi har nu modtaget en dejlig masse information og vil kontakte dig med en rapport over resultaterne samt forslag til indsatsområder. Du kan i mellemtiden se mere om workflow på vores hjemmeside. På gensyn.
Afslut
Powered by Typeform
Powered by Typeform